Quel est le TCO d'Office 2007 ?

Benoît — Thu, 08 Nov 2007 17:14:00 +0100

A l'heure actuelle, dans une organisation, lorsqu'est menée la réflexion sur l'évolution, voire le changement, de suite bureautique, la question de l'arbitrage du TCO (ou "coût total de possession") se pose rapidement. C'est un calcul savant mais parfois aléatoire qui permet de déterminer l'ensemble des coûts générés par la possession d'un logiciel bien au-delà du simple coût de licence. C'est donc une variable essentielle de prise de décision.

Lorsque l'on décide de comparer la migration de Microsoft Office à OpenOffice, il est naturel d'inclure dans ce calcul des éléments de coûts tels que :

La formation des employés à une interface un peu différente,
La gestion du format de document OpenDocument et les relations avec les correspondants extérieurs à l'organisation,
Les coûts de déploiement et d'administration d'un produit non Microsoft,
La compatibilité éventuelle des macros et des applications métiers.

Si dans l'esprit des décideurs, ces éléments de calcul du TCO pour OpenOffice sont assez naturels et répandus, il est beaucoup plus rare que ce même raisonnement soit appliqué pour Microsoft Office 2007 alors qu'il a encore toute raison d'être.

Formation du personnel

Si l'on considère, à juste titre, que le saut d'Office 2000, XP ou 2003 à OpenOffice nécessite impérativement une formation des équipes, que dire alors pour Office 2007 ? Le ruban de l'interface d'Office 2007 est vendu comme la révolution ultime de l'interface utilisateur. Il l'est peut-être, mais à cause de cela, il rend l'interface utilisateur extrêmement différente de la classique interface bureautique. On peut raisonnablement penser qu'OpenOffice est plus proche d'une interface bureautique classique qu'Office 2007.
Passons à la comparaison :

Office 2003:

OpenOffice 2.3:

Office 2007:

La première et la deuxième copie d'écran sont presque identiques. Ils ont des icônes de mise en page similaires (nouveau, ouvrir, enregistrer, e-mail, etc.), des menus déroulants etc... Office 2007 change tout. Certains icônes sont cachés, d'autres sont au mauvais endroit. Certains menus n'existent pas, les barres d'outils sont par onglets etc...

Les utilisateurs auront à développer de nouvelles habitudes et de réflexes bureautiques.

Formats de fichier et compatibilité

Il est un élément qui est moins présent dans les esprits que pour OpenOffice, c'est qu'Office 2007 arrive également avec un nouveau format de document : le format OpenXML, renvoyant instantanément au placard le bon vieux format de fichier de MS Office 97/XP/2003 qui n'avait que très peu évolué depuis plus de 10 ans. Ce format OpenXML totalement nouveau est incompatible avec les versions précédentes de Microsoft Office.
Voici un petit tableau comparatif des deux formats de document :

	OpenDocument (ODF)	OpenXML (MS Office 2007)
Format ouvert	Oui	En partie
Basé sur le XML	Oui	Oui
Reconnu nativement par Office 2003	Non	Non
Reconnu nativement par OpenOffice 2.3	Oui	Non
Reconnu nativement par Office 2007	Non	Oui
Plug-in de conversion pour Office 2003	Oui	Oui
Plug-in de conversion pour Office 2007	Oui	Oui
Plug-in de conversion pour OpenOffice 2.3	Oui	Oui

Nous voyons donc avec ce tableau que tant OpenOffice que Microsoft Office imposent un changement du format de document et apportent comme corollaire les problématiques de compatibilité de l'existant et de format d'échange avec l'extérieur de l'organisation.
C'est une réflexion supplémentaire qui s'impose ou va s'imposer à toutes les organisations dans la mesure où quelle que soit la suite bureautique adoptée, le format de document ne sera plus le standard « de fait » .doc ou .xls.

La compatibilité des macros

On pourrait penser qu'en optant pour Office 2007, l'organisation s'exonère des questions de compatibilité des macros écrites. Il n'est est rien. Deux éléments imposent en effet une sérieuse remise en question.
La garantie de compatibilité de Microsoft ne couvre que la suite Office 2000. Comme beaucoup d'organisations sont encore restées à Office 97, elles sortent du périmètre de compatibilité.
Des changements considérables ont été apportés à la version 2007 de la suite Microsoft Office, notamment en matière de navigation et d'interface. La disparition de certaines fonctionnalités ou l'apport de modifications dans les procédures à suivre pour effectuer des actions, par exemple, peuvent donc être à l'origine d'un mauvais fonctionnement de certaines macros créées dans des versions antérieures de la suite Office.

Quel est le coût réel d'Office 2007?

Ces différentes modalités mettent en évidence des éléments qui sont souvent oubliés dans une étude d'opportunité qui se pose ou se posera pour chacune des organisations. Avec l'arrivée des nouveaux formats bureautiques, le standard de document bureautique change entraînant avec lui un choix nécessaire et une prise de décision indispensable.

Le Brésil adopte le format ODF comme format recommandé.

Benoît — Tue, 19 Dec 2006 17:10:00 +0100

Le gouvernement du Brésil est devenu le premier d'Amérique du sud à adopter ODF comme format de document recommandé pour les échanges avec l'administration.

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